会议组织的感想
上篇帖子的通知的大会结束了,作为组织者之一,有些累。这是我第一次从头至尾参与组织学术会议。优点有,此处不谈,谈谈心得。
参会者来自全国各地,目的也各有不同,有为学术而来的,有为宣传自己而来的,有为旅游而来的,甚至还有为约会聚会来的。学术会议首先是会议,然后才能牵扯到学术。考虑到参会者的目的,就要为参会者量身打造适合他们的大会,当然,主旨不能丢,学术。
会费,因为这是会议组织者重要的收入来源,常见的会费分为两种,分类各有不同,有的按照学生和非学生区分,有的按企业和高校区分,无论如何区分,都是为了差别对待参会者,提高会议组织者的收入。即使会费没有区别,也最好有会议之外的项目,如旅游、参观等,只是这部分费用额外收取。
再说说赞助费,这是会议的另外一个收入来源。这完全可以按照广告公司的要求进行运作,甚至可以聘请专门的广告代理公司进行宣传。只要会议的内容满足企业的要求,企业应该很愿意在专业性的会议上宣传自己的公司和产品。因此,在设计会议内容、会期、形式的时候,也要考虑到拉赞助费的需求。因此会期不可过短,当然,也不能太长,个人认为,3-5天就很合理,时间太短,企业会觉得曝光度不够。太长,参会者会觉得浪费时间。会议日期的选择也很重要,最好是在年末通知,安排到明年的春秋季节较为合理,因为春节后刚开始上班,一切还未入正轨,很难有人抽出时间参会,尤其是高校和研究机构。对于企业来讲,在头一年的年末通知,可以给参会者足够的时间来安排参会。
下面说说会议组织。应该说我们这次会议在组织上没出现重大的疏漏,我们用不到10个人的组织机构,完成这样一次会议,努力值得肯定。但是,仍然有些问题需要梳理。
第一个是老问题,职责不清,虽然多次开会明晰各自负责的内容,但是难免有人把手伸到别人管辖的内容上,这造成重复命令,甚至无法按照原计划执行。这次我们是按照会议流程,组成不同的任务组,如果能如此彻底实施,是一个好办法。这里面的重点有两个,一个是各任务组的组织方式;二个是各任务组之间的相互交割。在具体执行前,各任务组应该对整个组织团队阐述自己的做法、并给出与其他组进行交接的方式。各组充分讨论,听取其他组的建议后,分别拟定最优的执行方式。考虑到现场发生的情况,要专门设立一位负责各组沟通的人,当然,这个人最好是领导。所有计划和方案公布后,除非特殊情况,不可轻易改变。而且,能做出全局改变的人,只有那位负责各组沟通的领导。各任务组只有在不涉及与其他组交接的情况下,才可按照具体情况更改执行方案。
以上情况,在中国实施是不可能的。
第二个,谈谈会议中具体事务的操作方式,比如照集体照。在优先处理前排就坐的领导的同时,要考虑照相的人数,不能稀稀拉拉的站到照相椅子上。要在大家集合后,稍等几分钟,等普通群众就位后,在引导领导坐下。统计会议的人数,初期统计的时候,不能按照回执来统计,那只是一个参考,一你问对于参会者来讲,给会务组回复一个回执,很可能是先占个位置的意思。并非代表真正来参会。因此应该按照自己的学术地位、影响力及往届会议的规模来估计人数。类似于举办婚礼时安排多少座酒席的过程类似。就餐,一般会议以自助餐为主,在自助餐开始的时候,要在餐厅门口安排认识人较多的工作人员,以满足那些忘记带餐票的人员,另外,也能减少可能的蹭饭者给会务组带来的损失,因为酒店只认票,不认人。如果采取围餐的方式,那就要事前订饭店等事务,只是要照顾参会者安全抵达会场。
呵呵,参加过这样的会议,一般是为了 游山玩水。
戴维洛奇有一个小说叫《小世界》,对学术会议(学者。专家 等)做了精彩地描写
会议组织的确是很繁杂的事情 上次与KENES合作 做世界疼痛大会 真的是让犹太人给我上了一课
现在跳了槽 也没机会在中国做世界疼痛大会了 做完世博就休息 呵呵 好久没来大哥这了 望一切安好
真切的反映出老板爱思考!